Managementassistent


Hoogheemraadschap van Delfland

Delft, 32 uur, salaris minimaal € 2472 - maximaal € 3215

Krijg jij energie van ontzorgen? Kijk je steeds vooruit en ben je goed in (complex) agendabeheer in een ambtelijke en dynamische context? Krijg jij er energie van om samen met collega managementassistenten te werken aan een excellente dienstverlening en de optimalisatie daarvan? Dan ben jij onze nieuwe managementassistent!

Wat ga je doen?

Jij verzorgt een diversiteit aan secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers/ programmamanagers. Onder jouw verantwoordelijkheden vallen o.a.:
  • Brede secretariële ondersteuning van afdelingsmanagers en/of programmamanagers.
  • Agendabeheer: plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in de het administratiesysteem te plaatsen.
  • Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dit varieert van het regelen van lunches, catering en vervoer.
  • Verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden zoals taken op het gebied van inkoop en HRM.
  • Verslaglegging van overleggen waarbij je de actiepunten monitort en zorgdraagt voor de samenstelling en voorbereiding van de vergaderstukken.
  • Samenwerken met collega’s aan de optimalisatie van een excellente gastvrije dienstverlening.

Meer weten?

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met:

Pauline Thijssen
Corporate recruiter en adviseur
pthijssen@hhdelfland.nl06 15162488

Wat bieden we jou?

  • Deze functie is ingedeeld in schaal 7 van de CAO Waterschappen en kent een max van €3.215 bruto per maand.
  • Uren variërende van 28 tot 36 uur.
  • Een dienstverband van aanvankelijk een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
  • Zodra het weer kan; werken op een prachtige locatie in hartje Delft!
  • Een Individueel KeuzeBudget (IKB) ter waarde van circa 21% van het salaris. Dit budget geeft jou de vrijheid om zelf te beslissen of je extra verlof wil kopen, een studie wil financieren of bijvoorbeeld je basissalaris maandelijks aan wil vullen.
  • Wij investeren in jouw ontwikkeling middels een persoonlijk opleidingsbudget van € 6.000,- welke je kan besteden gedurende een periode van 5 jaar.
  • Mogelijkheid tot flexibel werken: wij vinden de werk-privé balans erg belangrijk!
  • Een eenmalig thuiswerkbudget van € 850,- voor het inrichten van je thuiswerkplek en een dagelijkse thuiswerkvergoeding van € 3,-.

Wat maakt jou succesvol?

Als managementassistent ben je collegiaal, stressbestendig en proactief. Je bent het eerste aanspreekpunt voor een afdelings-of programmamanager en je bent daarom goed georganiseerd, zorgvuldig en representatief. Naast samenwerken kun jij ook prima zelfstandig werken en weet jij je werk ook op afstand (thuiswerken) goed te organiseren. Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten, prioriteiten stellen en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren. Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis & ervaring;
  • Je hebt minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van management assistente.
  • Je hebt minimaal 3  jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
  • Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a: MS Office, I-Babs.
  • Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
  • Pré: ervaring met hybride werken (combinatie thuiswerken en op kantoor) en het ondersteunen op afstand.

Waar kom je te werken?

Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft een belangrijke maatschappelijke taak te vervullen. Wij zorgen voor droge voeten, stevige dijken en schoon water. Ons hoogheemraadschap bestaat al 731 (!) jaar, maar we zijn allesbehalve ouderwets. We lopen graag voorop bij maatschappelijke thema’s zoals klimaatadaptatie, duurzaamheid en circulariteit. Samen met jou werken wij aan de toekomst!

Als Managementassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Personeel, Organisatie & Calamiteiten (POC). Vanuit deze afdeling werk je voor een/meerdere afdelingsmanagers/programmanagers. De afdeling POC bestaat uit ongeveer 45 medewerkers welke werkzaam zijn binnen verschillende disciplines. Het betreft disciplines zoals: organisatie ontwikkeling, HR advies en beleid, HR administratie  en veiligheid en crisisbeheersing. Naast jou zijn er nog 13 managementassistenten werkzaam binnen POC. De sfeer kenmerkt zich als open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering. Als afdeling staan jullie voor een zorgvuldige, integere en excellente dienstverlening!

Sollicitatieproces

illustratie Eerste gesprek Tweede gesprek Optioneel klikgesprek Arbeidsvoorwaarden- gesprek en aanbod Je hebt de baan!

Interessante baan?

Contact

Enthousiast?
Ben jij de hard werkende duizendpoot waar onze organisatie naar op zoek is? Laat ons dan weten waarom en stuur ons uiterlijk 3 oktober a.s. je brief en CV via onderstaande link. De eerste gesprekken vinden plaats op 12 oktober 2021.

Vragen?
Heb je nog vragen over deze functie kun je terecht bij Erica Kruger(06) 39237436. Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure neem dan contact op met Pauline Thijssen op (06) 15162488.