Directieassistent

Als Directie- en bestuursassistent ben je er verantwoordelijk voor dat de directie- en bestuursleden zich kunnen richten op de inhoud van hun werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden te verzorgen. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Denk hierbij aan het inplannen of verzetten van afspraken en de afspraken maken op basis van urgentie.

De agenda’s van degenen die je ondersteunt, bepalen jouw dag en jij voert hier de regie over. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere Directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Brede secretariële ondersteuning van directieleden en bestuurders, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten;

• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;

• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer;

• Fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor in- en externe relaties.

• Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen.

• Je ondersteunt ook het managementteam dat onder een directeur valt. Je monitort voor de directeur de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.