Directie- en Bestuursassistent
Hoogheemraadschap van Delfland
Delft, 36 uur, salaris minimaal € 2978 - maximaal € 3915
Klimaatverandering en digitalisering, waterbeheer en veiligheid. Het zijn thema’s die ons allemaal aangaan en waarbij Delfland een sleutelrol speelt. De doelstellingen van Delfland zijn ambitieus, klimaatneutraal in 2050 en energieneutraal in 2030.
Vanuit jouw rol als Directie- en bestuursassistent draag je hieraan bij door onze directie- en bestuursleden te ontzorgen op basis van excellente dienstverlening.
Vanuit jouw rol als Directie- en bestuursassistent draag je hieraan bij door onze directie- en bestuursleden te ontzorgen op basis van excellente dienstverlening.
Wat ga je doen?
Als Directie- en bestuursassistent ben je er verantwoordelijk voor dat de directie- en bestuursleden zich kunnen richten op de inhoud van hun werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden te verzorgen. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Denk hierbij aan het inplannen of verzetten van afspraken en de afspraken maken op basis van urgentie.
De agenda’s van degenen die je ondersteunt, bepalen jouw dag en jij voert hier de regie over. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere Directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening.
Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:
Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Je ondersteunt ook het managementteam dat onder een directeur valt. Je monitort voor de directeur de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.
De agenda’s van degenen die je ondersteunt, bepalen jouw dag en jij voert hier de regie over. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere Directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening.
Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:
- Brede secretariële ondersteuning van directieleden en bestuurders, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten.
- Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen.
- Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor in- en externe relaties.
Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Je ondersteunt ook het managementteam dat onder een directeur valt. Je monitort voor de directeur de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.
Meer weten?
Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met:
Wat bieden we jou?
- Deze functie is ingedeeld in schaal 8 van de CAO Werken voor Waterschappen en kent een salaris van minimaal € 2.978,- en maximaal € 3.915, - bruto per maand op basis van 36 uur per week.
- Een contract van een jaar, met intentie tot een vast dienstverband.
- Het betreft een fulltime functie van 36 uur per week (1,0 fte).
- Een Individueel KeuzeBudget (IKB) van 21% van het salaris. Dit budget geeft jou de mogelijkheid om zelf te beslissen of je extra verlof wil kopen, een studie wil financieren of bijvoorbeeld je basissalaris maandelijks wil aanvullen.
- Wij stellen €6.000,- beschikbaar voor jouw persoonlijke ontwikkeling, dit noemen wij ‘Persoonsgebonden Basis Budget’, waar het om gaat is dat wij jou stimuleren jezelf te ontwikkelen.
- Hybride werken; zo kun je werken vanuit huis of vanuit onze prachtige locatie in hartje Delft!
- Je krijgt een NS-businesscard of als je niet met het OV reist, dan krijg je netto € 0,21 per km. Je kan ook tegen gunstige voorwaarden een fiets aanschaffen voor je woon-werkverkeer.
- Samen met Fello bieden wij mantelzorgondersteuning. We vinden het namelijk belangrijk dat werkende mantelzorgers ondersteund worden.
Wat maakt jou succesvol?
Als Directie- en bestuursassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor directie- en bestuursleden. Het netwerk van de directie en het bestuur leer je goed kennen. Aangezien je in een politiek bestuurlijke omgeving werkt beschik je over organisatiesensitiviteit van waaruit je weet wat er zich in de organisatie afspeelt. Je bent integer, representatief en doortastend.
Je weet prioriteiten te stellen door de urgentie van inkomende vragen en verzoeken in te schatten en afspraken op tijd en volgens de wensen te realiseren.
Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis en ervaring:
Je weet prioriteiten te stellen door de urgentie van inkomende vragen en verzoeken in te schatten en afspraken op tijd en volgens de wensen te realiseren.
Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis en ervaring:
- Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van Directie- en bestuursassistent.
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
- Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams.
- Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden met uitstekende kennis van de Nederlandse taal.
Waar kom je te werken?
Sollicitatieproces
Interessante baan?
Contact
Reageer dan door je motivatiebrief en CV te sturen via onderstaande link. Solliciteren kan tot en met 29 maart 2023. De eerste gesprekken voor deze functie staan gepland op 5 april 2023. We vragen je hier rekening mee te houden.
We vragen de kandidaten naar bereidheid om op vrijdagen te werken in verband met de bezetting.
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met Aletta van Antwerpen, Coördinator Ondersteuning, 06- 31645571. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met de afdeling Recruitment Marieke Jager via email; recruitment@hhdelfland.nl
We vragen de kandidaten naar bereidheid om op vrijdagen te werken in verband met de bezetting.
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met Aletta van Antwerpen, Coördinator Ondersteuning, 06- 31645571. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met de afdeling Recruitment Marieke Jager via email; recruitment@hhdelfland.nl