Directiesassistent

Als directieassistent zorg je ervoor dat de directie zich volledig kan richten op de inhoud van het werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden op te pakken. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Je plant en verzet afspraken moeiteloos en bepaalt wat eerst moet op basis van urgentie.

De agenda van de directie bepaalt jouw dag en jij voert hier de regie over je kijkt altijd vooruit. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;

• Brede secretariële ondersteuning, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten;

• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer;

• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor in- en externe relaties.

• Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Ook verzorg je de samenstelling van de vergaderstukken bepaalde overleggen.